Redefining Workspaces – das Zusammenspiel von Mensch und Raum

Von Fabian Deuber, Sabine Ganne-Chédeville, Tu Van Giang, Silvan Horand, Sandro Schmid und Julian Strunk

Das ist Kim: Kim leitet ein Team im digitalen Marketing eines modernen Unternehmens. Sie arbeitet Teilzeit in einem hybriden Setup und verbringt durchschnittlich zwei Tage die Woche im Homeoffice. Ihr Job ist unglaublich vielseitig – von konzentrierten Analysearbeiten, wöchentlichen Einzelgesprächen mit ihren Mitarbeiter:innen über die Leitung von Workshops bis hin zu Sitzungen mit der Geschäftsleitung. Sie vertritt täglich die Anforderungen und Bedürfnisse der Geschäftsleitung und diejenigen ihrer Mitarbeiter:innen.

Die verschiedenen Arbeitsszenarien und -settings, in denen sich Kim täglich befindet, bedürfen unterschiedlich gestalteter Räume, die nur bedingt zur Verfügung stehen. Wir nehmen euch deshalb mit auf einen Rundgang durch die Büroräumlichkeiten:

Die Büros sind modern ausgestattet und entsprechen den heutigen Anforderungen an Raumgestaltung und Raumausstattung. Offene Räume prägen die Arbeitsumgebung. Es bestehen kaum Rückzugsmöglichkeiten. Der ständige Geräuschpegel in Kombination mit dem üblichen Stresslevel erschwert konzentriertes Arbeiten. Persönliche Arbeitsplatzgestaltung wie Bilder der Familie oder Pflanzen auf dem Tisch sind seit der Einführung der neuen Clean-Desk-Richtlinien nicht mehr erlaubt. Auch die Besprechungszimmer und Sitzungsräume sind hübsch gestaltet und einheitlich eingerichtet. Die Einrichtung ist jedoch umständlich, kaum bewegbar und sperrig. Der Pausenraum, der früher Zentrum von Gesprächen und Treffpunkt für informellen Austausch war, wurde umfunktioniert. Die Kaffeemaschine steht jetzt am Rand des Grossraumbüros und stört diejenigen, die gerade konzentriert arbeiten wollen. Hinzu kommt, dass viele Mitarbeiter:innen nach der Coronapandemie gar nicht mehr ins Büro zurückgekehrt sind, sondern vollumfänglich im Homeoffice arbeiten.

So oder ähnlich geht es vielen Führungskräften des mittleren Managements in KMUs und Grossunternehmen. Kim sieht sich als Brückenbauerin zwischen einer ausgelasteten Geschäftsleitung sowie einem unzufriedenen Team, welches nicht sein volles Potenzial ausschöpfen kann. Deshalb will Kim Lösungen entwickeln, die beiden Seiten gerecht werden.

In diesem Essay haben wir Überlegungen angestellt, wie wir Kim bei der Verbesserung der Rahmenbedingungen unterstützen können. Wir beleuchten, welche Kriterien zum Erfolg beitragen können, und möchten Anreize für Leader:innen schaffen, Räume neu zu denken und zu formen.

New Work im dreidimensionalen Raum

Viele von uns erleben den Alltag aufgrund von multidimensionalen Anforderungen als sehr herausfordernd. Die oben skizzierte Raumsituation schafft keine idealen Voraussetzungen, um die volle Leistungsfähigkeit abzurufen. Im Gegenteil – die Leistung wird aktiv oder passiv eher ungünstig beeinflusst. Doch wieso ist das so?

Unsere Gesellschaft befindet sich in einem stetigen Wandel. Wir prägen diesen beispielsweise in Form von sich verändernden Fashion-, Fitness- sowie Kunst- und Kulturtrends und aktuellen gesellschaftlichen Diskussionen mit. Umso erstaunlicher ist, dass diese Veränderungen nicht überall anzutreffen sind.

In Kims Situation sind die aktuellen Räumlichkeiten nicht förderlich, um die täglichen Herausforderungen effektiv zu bewältigen. Im Gegenteil, sie scheinen die Probleme eher zu verstärken. Dieses Phänomen weist auch einige Überschneidungen zum Fachbegriff der «kulturellen Phasenverschiebung» auf. Geprägt wurde der Begriff von William F. Ogburn bereits im Jahre 1922. Der Begriff erklärt passend, dass kulturelle Entwicklungen nicht gleichzeitig und parallel zu technischen Entwicklungen überall Einhalt finden.

Wir wissen also, dass sich der Zeitgeist stetig weiterentwickelt. Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren tiefgreifende Veränderungen angestossen, die durch die Coronapandemie zusätzlich verstärkt wurden. Entwicklungen, die sonst Jahre gedauert hätten, wurden innerhalb weniger Monate zur Realität und erforderten immer schnellere Anpassungsleistungen und immer kürzere Reaktionszeiten von Unternehmen und Mitarbeiter:innen. Auf unseren Arbeitsalltag umgemünzt, spiegelt sich dieser beschleunigte Wandel in Form von Trends wie Transformation, Diversität und Flexibilität wider. Die Auswirkungen daraus sind tiefgreifend. Der technologische Fortschritt ermöglicht heute neue Arbeitsformen, neue Arbeitszeitmodelle und auch ortsungebundenes Arbeiten, von zu Hause aus oder im Co-Working-Space.

Diese Bewegungen und die veränderten sozialen Interaktionen haben für die Mitarbeiter:innen nicht nur Vorteile. Ein modernes Konstrukt, welches die Verbindung von physischem und digitalem Raum anhand moderner Technologien ermöglicht, nennt sich gemäss Harvard Business Review «phygital». Im Office müssen sowohl die Bedürfnisse derjenigen berücksichtigt werden, die regelmässig ins Büro kommen, als auch derjenigen, die nur gelegentlich vor Ort sind. Eine weitere Auswirkung ist, dass die Loyalität der Mitarbeiter:innen gegenüber ihren Unternehmen abnimmt und die persönliche Bindung und Identifikation mit dem Team und dem Unternehmen so stetig abnehmen. Die Resultate sind höhere Fluktuation und somit höhere Kosten für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen sowie insbesondere der Verlust von Know-how.

Diese Entwicklungen unterstreichen die Notwendigkeit zur Anpassung. Verschiedene Quellen, darunter Trendforscherin Li Edelkoort, Zeitungen wie die Neue Zürcher Zeitung (NZZ) und der Think Tank Zukunftsinstitut, heben hervor, wie wichtig es ist, Arbeitsumgebungen an die neuen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen anzupassen. Sie zeigen auf, wie diese Trends die moderne Arbeitswelt prägen und betonen die Dringlichkeit, entsprechende Veränderungen vorzunehmen.

Während der Teilnahme am CAS Design Leadership haben sich die Autor:innen dieses Essays intensiv mit der Wahrnehmung und dem Aufspüren des Zeitgeistes auseinandergesetzt. Auf der Suche nach aktuell bestehenden Trends wurden in einem Workshop innerhalb verschiedener Gruppen immer dieselben Muster identifiziert, die unsere aktuelle Zeit prägen. Diese ziehen sich durch alle Bereiche unseres Lebens, sei es Kunst, Kultur, Mode, Wohnen, Literatur, Arbeit, Freizeit etc. In Bezug auf die Arbeitswelt stellten wir fest, dass eine Welle der Transformation hin zu New Work und sich verändernden Organisationsstrukturen im Gange ist. Agilität und Diversität werden in allen Bereichen gesucht, um den Aspekten des Wandels gerecht zu werden.

Doch wie bringen wir nun die Themen Zeitgeist, Raumgestaltung, Digitalisierung und Co. in Einklang? Wie lässt sich die Raumgestaltung in Büros mit einem sich wandelnden Zeitgeist verbinden? Denn eines wird schnell klar: Die Relevanz und die Resonanz eines Raums sind flüchtig. Was vor Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren relevant war, muss es heute nicht mehr sein. Basierend auf dieser übergeordneten Prämisse bedarf es agiler Konzepte für die Gestaltung des Büroraumes. Ebenfalls scheint klar zu sein, dass es bedeutender wird, individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen; darauf beziehen sich unter anderem moderne Management-Inspirationsquellen wie HBR, McKinsey oder Google.

Die Mehrdimensionalität eines Raums

Das nachfolgende Kapitel blickt tiefer in die Materie der Raumgestaltung. Der Zeitgeist manifestiert sich in verschiedenen Dimensionen des Raums: physisch, psychisch, virtuell, sozial, als Raum für individuelle Entfaltung und als Raum für Gemeinschaft. In diesem Essay fokussieren wir uns auf die Optimierung des physischen Raumes sowie dessen Nutzung. Wir sind überzeugt, dass uns Tools und neue Technologien nur bedingt helfen, einen Mehrwert für alle zu schaffen. Deshalb wird das Büro ein zentraler Ort unserer Arbeitswelt bleiben.

Durch gezielte Massnahmen in der physischen Raumgestaltung können auch die anderen Dimensionen des Raums positiv beeinflusst werden. Ein gut gestalteter physischer Raum optimiert demnach die Grundbedingungen im Arbeitsalltag. Dieser ermöglicht uns die Anpassung an unterschiedliche und sich wandelnde Bedürfnisse. Der physische Raum kann damit die Produktivität und Flexibilität steigern, das Wohlbefinden fördern und soziale Interaktionen verbessern, was letztlich zu einer gesünderen und produktiveren Arbeitsumgebung führt und so zu einer erfolgreichen Transformation der Unternehmenskultur beiträgt. Damit ist aber auch klar: Raumentwicklung ist Kulturveränderung und umgekehrt.

Auf einer weiteren Ebene bestätigt ein HBR-Artikel vom Januar 2022 und der Beitrag von Nomade Works vom Juli 2023 den Zusammenhang von Raum und Kultur. Ein sorgfältig gewählter Name für einen Raum, einen Bereich, eine Etage oder gar ein ganzes Gebäude repräsentiert die Kultur und Nutzung innerhalb eines spezifischen Raums. So ist es kein Zufall, dass fortschrittliche Technologieunternehmen wie Google oder Facebook ihre Immobilien und Einrichtungen als «Campus» bezeichnen. Der Begriff erinnert an einen Universitätscampus und soll die Mitarbeiter:innen dazu anregen, neugierig und experimentierfreudig an die Projektarbeiten zu gehen.

Eine interne Mitarbeiter:innen-Umfrage eines grossen Schweizer Pharmakonzerns bestätigte das Interesse an hybriden Arbeitsmodellen. Dabei äusserten 91 % der Belegschaft den Wunsch nach einer ausgewogenen Kombination aus Homeoffice und Büropräsenz. Der Hauptgrund für die Präferenz von Arbeit vor Ort und somit die Nutzung physischer Räumlichkeiten (mit 79 %) war das Bedürfnis nach zwischenmenschlicher Zusammenarbeit und Kommunikation.

Wenn wir nun noch einen Blick in die Zukunft wagen und davon ausgehen, dass KI Einzug in unsere Arbeitswelt halten wird, dann sind wir, wie auch der Futurist Gerd Leonhard, davon überzeugt, dass es in Zukunft noch mehr auf zwischenmenschliche Interaktionen und Kreativität ankommen wird. Eine geliebte Umgebung unterstützt eben diese erstarkende Suche nach Innovation und Kreativität.

Always Beta

Einige Unternehmen haben die Zeichen der Zeit bereits erkannt und die aktive Umgestaltung von (Büro-)Räumlichkeiten in Angriff genommen. Die Orientierungshilfen folgten dabei ähnlichen Parametern wie hier im Essay thematisiert. Vielleicht noch nicht in aller Radikalität, aber zumindest in Teilen davon. Neben dem oft zitierten Praxisbeispiel von Google hat so beispielsweise Unilever von 2018 bis 2020 das Unilever-Haus in der Hamburger HafenCity von Grund auf neu gestaltet. Eines der zentralen Elemente war der Grundgedanke des Always-Beta-Status. Dies bedeutet, dass sich Unilever von permanenten Lösungen weg und hin zu einem sich ständig wandelnden Raumkonzept entwickelt hat. Ebenso ist Unilever bewusst, dass eine wechselseitige Beeinflussung von Raumgestaltung und Unternehmenskultur stattfindet.

Was nicht vergessen werden darf: Neben der Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse geht es bei der Raumgestaltung auch um eine Verbesserung der ökonomischen Situation für Unternehmen. Im Artikel «Workspaces that move People» hat Harvard Business Review genau diese positive Auswirkung von neu gestalteten Räumlichkeiten festgestellt. So waren mehr Kreativität, höhere Produktivität und sogar bis zu 20 % mehr Absatz zu verzeichnen, nachdem Unternehmen bessere Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt hatten.

Ein konkretes Beispiel für solche Ansätze, jedoch auf der Ebene der Raumnutzung und deren funktionaler Ausrichtung, zeigt der Schweizer Architekt und Designer Stephan Hürlemann. In einer Kollaboration mit Vitra wurde 2017 das Konzept Dancing Office entwickelt. Es wird noch heute unter dem Namen Dynamic Spaces vertrieben.

Der Raum braucht also maximale Flexibilität, um von den Mitarbeiter:innen optimal genutzt werden zu können. Je nach Situation, lässt sich der Raum mit wenigen Handgriffen und in kürzester Zeit umgestalten. Natürlich sind flexible Möbel nicht der einzige Einflussfaktor. Im Beitrag «Räume, Formen und Symbole für das digitale Unternehmen», welches in Hochparterre publiziert wurde, sind weitere interessante Gedanken und Umsetzungsmöglichkeiten zu finden. Hier haben vor allem auch offene Räumlichkeiten, interessante Requisiten, klare Farbgebung, Raum für menschliche Interaktionen, die Liebe zum Detail und das Gestalten von Themenwelten eine Relevanz.

Das Individuum ist wichtiger als jeder Raum

Ob der Arbeitsraum am Ende des Tages funktioniert und geliebt wird, hängt letztendlich von den Nutzer:innen ab. Ein gut gestaltetes Büro ist eines, das auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen eingeht und ihnen die Möglichkeit gibt, die Räume mitzugestalten. Die Schaffung von offenen Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter:innen frei interagieren können, sollen zu zufälligen Begegnungen und informellen Gesprächen führen. Die Mitarbeiter:innen sollen sich laufend austauschen, über neue Projekte diskutieren und einen Perspektivenwechsel vornehmen. Dazu kann man sich gut an ein paar einfachen Grundgedanken orientieren, wie der Beginner‘s Guide for Space Design aus dem HBR-Artikel «Workspaces That Move People» veranschaulicht. Das Modell nutzt zwei wichtige Faktoren: relative (Büro-)Offenheit und Sitzmöglichkeiten. Welche Art von Interaktion am wertvollsten ist, hängt von den Zielen der jeweiligen Arbeit ab: kreative Gruppenarbeit versus konzentriertes Einzelarbeiten.

Kims Realitäts-Check

Werfen wir einen Blick zurück auf Kim: Kim hat inzwischen erkannt, dass es dringenden Handlungsbedarf in Bezug auf die Raumgestaltung gibt. Kim hat als Teil des mittleren Managements die Fähigkeit, mit und in beide Richtungen zu kommunizieren. Sie adressiert die physischen und kostenintensiven Raumbedürfnisse mittels ansprechendem Konzept bei der Geschäftsleitung. Dafür hat sie sich mit ihrem Team ausgetauscht und ein Konzept erarbeitet, wie die Räume angepasst werden könnten. Jedoch brauchen solche Prozesse Zeit.

Darum implementiert sie auf zwischenmenschlicher Ebene erste Massnahmen, die einen direkten Mehrwert für ihr Team kreieren. Denn Kim hat erkannt: Eine Organisation oder ein ganzes Bürogebäude von heute auf morgen zu re-designen, wird in den wenigsten Fällen umsetzbar sein. Raumwandel ist zu gewissen Teilen auch Kulturwandel und dieser benötigt Zeit. Indem Führungspersonen ihren Mitarbeiter:innen diverse Arten von Raum ermöglichen, können diese sich entfalten und ihre Einzigartigkeit in die Arbeit einbringen. So schaffen diese einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen. Gleichzeitig wird das Fundament für eine Unternehmenskultur voller Vertrauen und Innovation gelegt.

Grosse Chancen für kleine Hacks

Kims eingeschränkter Handlungsspielraum bei der Umsetzung von Veränderungen im Raum spiegelt die Realität in vielen Betrieben wider – das haben auch wir als Autor:innen erkannt. Der circle of influence in Bezug auf Budget und räumliche Gestaltung ist oft begrenzt. Doch selbst optimal gestaltete Räumlichkeiten, die diverse Bedürfnisse abdecken, werden häufig nicht genutzt. Denn Räume allein bringen die Menschen nicht zusammen, wie die aktuellen Diskussionen zur Wiederbelebung von Büroflächen nach COVID zeigen. Dieses Paradox, dass die, die wollen, nicht können, und die, die es haben, es nicht nutzen, lässt sich nur durch Handeln durchbrechen.

Wir als Führungskräfte können durch kleine Schritte ebenso grosse Veränderungen bewirken. Dafür haben wir kleine, einfach umsetzbare Aktionen – sogenannte Hacks – für Führungspersonen notiert. Diese sind ohne grosse Vorbereitung im Alltag integrierbar. Die vielfältigen Unternehmenskontexte und Tätigkeitsbereiche der Autor:innen haben es ermöglicht, erprobte Hacks zu sammeln und zur Verfügung zu stellen. Diese sind in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt und nach Bedürfnissen und Raumtyp geordnet. Sie können sogar raumunabhängig Anwendung finden und sollen zum Experimentieren einladen. Denn Raum ist vielseitig erleb- und spürbar.

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Quellen

Congdon, C., Flynn, D., Redman, M. (2014, Oktober): Balancing “We” and “Me”: The Best Collaborative Spaces Also Support Solitude. Harvard Business Review.

Dark Horse Innovation (2018, Mai): New Workspace Playbook: Das unverzichtbare Praxisbuch für neues Arbeiten in neuen Räumen. Murmann Verlag.

Google (2021, Mai): A hybrid approach to work. https://blog.google/inside-google/life-at-google/hybrid-approach-work/

Hochparterre (2021, Februar): Räume, Formen und Symbole für das digitale Unternehmen. https://www.hochparterre.ch/nachrichten/werkplatz/raeume-formen-und-symbole-fuer-das-digitale-unternehmen

Kossek, E. E., Gettings, P., Misra, K. (2021, September): The Future of Flexibility at Work. Harvard Business Review.

Leonhard, G. (2021, Juli): The Good Future: Beautiful, inspiring short film by Public Thinker Gerd Leonhard. https://www.youtube.com/watch/the.good.future/

McKinsey & Company (2021, Juni): The future of the workplace: Embracing change and fostering connectivity. https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-organization-blog/the-future-of-the-workplace-embracing-change-and-fostering-connectivity

Microsoft (2024, März): Working in a phygital world: Why businesses need to rethink their workspace experiences now. https://www.microsoft.com/insidetrack/blog/working-in-a-phygital-world-why-businesses-need-to-rethink-their-workspace-experiences-now/

Vanecko, A., Ward, J., Mankin, R. (2022, Januar): Design an Office that People Want to Come Back to. Harvard Business Review.

Waber, B., Magnolfi, J., Lindsay, G. (2014, Oktober): Workspaces That Move People. Harvard Business Review.

ZHdK (2024): CAS Transforming Space. Räumliche Veränderungsprojekte im Kontext des digitalen und gesellschaftlichen Wandels erfolgreich gestalten. https://www.zhdk.ch/weiterbildung/weiterbildung-design/cas-transforming-space